Guest Registration: Meldewesen ohne Doppelerfassung

Österreich, Deutschland und die Schweiz. Die Meldung läuft über die angebundenen elektronischen Meldesysteme Ihrer Region – etwa Feratel, Neuhold oder myWinTop –, also dieselben Systeme, mit denen auch Gemeinden und Tourismusverbände arbeiten.

Aus den apaleo-Reservierungen – LeoFlex erfasst nichts doppelt. Was in apaleo an Gastdaten vorliegt, fließt direkt in die elektronische Gästemeldung; fehlende Pflichtangaben zeigt die Validierung an, bevor etwas an die Behörde geht.

LeoFlex übermittelt an die offiziellen elektronischen Meldesysteme, die die Behörden selbst einsetzen bzw. anerkennen. Die Meldung kommt also auf demselben Weg an wie bei den etablierten regionalen Lösungen. Maßgeblich bleiben die Vorgaben Ihrer Meldebehörde – welche Angaben nötig sind, regelt das jeweilige Meldegesetz.

In Österreich sind Gästeverzeichnisse sieben Jahre aufzubewahren, in Deutschland gilt für Meldescheine eine Aufbewahrungsfrist von einem Jahr. Die Details regelt das jeweilige Meldegesetz – der Vorteil der elektronischen Meldung: Der Status jeder Meldung bleibt in LeoFlex nachvollziehbar dokumentiert.

Seit 1. Jänner 2025 entfällt in Deutschland die Hotelmeldepflicht für deutsche Staatsangehörige (Bürokratieentlastungsgesetz IV). Ausländische Gäste sind weiterhin meldepflichtig – und in Österreich gilt die Meldepflicht unverändert für alle Gäste. Ein Automatismus wie LeoFlex nimmt Ihnen genau diese Fallunterscheidungen ab.

Die automatische Validierung prüft Pflichtfelder und Formate, bevor eine Meldung an die Behörde geht – Fehler werden angezeigt statt still übermittelt. Über das Status-Monitoring sehen Sie zu jeder Meldung, ob sie erfolgreich war; nichts geht unter.

Nein. Sie arbeiten wie gewohnt in apaleo, LeoFlex übernimmt die Meldung im Hintergrund – inklusive Validierung und Statusanzeige. Der bisherige Papier- oder Portal-Aufwand rund um Meldescheine entfällt.

Als eine Gruppenmeldung statt als Stapel Einzelmeldungen. Vom Reiseleiter gehen die vollen Daten mit, von den übrigen Mitgliedern Name, Geburtsdatum und Staatsangehörigkeit. Die Gruppe kommt entweder aus einer apaleo-Gruppenbuchung oder Sie stellen sie in LeoFlex aus einzelnen Reservierungen zusammen – als App in apaleo eingebettet, ohne Systemwechsel.

Es bleibt in der Gruppe. Die abweichenden An- und Abreisedaten dieser Reservierung meldet LeoFlex innerhalb derselben Gruppenmeldung mit – derzeit bei Feratel.

Bis zur finalen Meldung ja: Bis dahin ist sie eine Voranmeldung, Mitglieder und Daten lassen sich jederzeit korrigieren und auch der Reiseleiter wechseln. Die finale Gästemeldung geht raus, sobald alle Reservierungen der Gruppe ausgecheckt sind – danach ist sie fixiert.

Die gesetzlich geforderten Felder sind je Meldeland hinterlegt und gesperrt. In Österreich sind das beim Hauptgast Name, Geburtsdatum, Geschlecht, Staatsangehörigkeit, Herkunftsland und Anschrift, dazu die Ausweisdaten bei Gästen ohne österreichische Staatsangehörigkeit – für die Ausweispflicht zählt die Staatsangehörigkeit, für das Herkunftsland der Statistik der Wohnsitz; für Mitreisende genügen Name, Geburtsdatum und Staatsangehörigkeit für die Statistikmeldung. Alles darüber hinaus – etwa E-Mail-Adresse oder Telefonnummer – schalten Sie pro Zielgruppe selbst zu. Die Staatsangehörigkeit der Mitreisenden schlägt LeoFlex aus den Daten des Hauptgasts bzw. Reiseleiters vor.

Ja. Kann eine Gästemeldung nicht durchgeführt werden, schickt LeoFlex eine Benachrichtigung.