apaleo führt Gästedaten je Reservierung. Die Gästedatenbank von LeoFlex macht daraus ein sauberes Profil je Mensch – über Jahre, Buchungswege und Hotels hinweg. Auch wenn jemand einmal über Booking.com, einmal direkt und einmal mit vertauschtem Vor- und Nachnamen gebucht hat.
Booking.com schreibt „Huber, Anna“, die Rezeption „A. Huber“, die Website alles in Großbuchstaben. Die Gästedatenbank erkennt, dass es derselbe Mensch ist – und führt die Reservierungen in einem Profil zusammen.
Eindeutige Treffer automatisch, ähnliche als Vorschlag mit lesbarem Grund – jederzeit wieder trennbar.
Gästetyp, Umsatz, Aufenthalte, Buchungsweg: jede Filterkombination als Segment speichern.
Verschlüsselt in der EU, Löschfristen und Rechte des Gastes direkt aus dem Profil bedienbar.
Konzept und Design stehen. Die Ansichten zeigen den geplanten Aufbau in LeoFlex mit Beispieldaten – bis zum Start können sich Details noch ändern.
Jeder Gast mit Gästetyp, Segmenten, letztem Aufenthalt, Anzahl der Aufenthalte und Umsatz. Suchen Sie nach Name, E-Mail oder Ort, filtern Sie nach Segment, Gästetyp, Hotel, Buchungsweg oder letztem Aufenthalt – und speichern Sie jede Filterkombination als Segment.
Nach der Bestätigung der Auftragsverarbeitung liest LeoFlex alle Reservierungen Ihrer Hotels aus apaleo – von der ersten bis heute –, legt Profile an, führt Dubletten zusammen und berechnet Gästetypen und Segmente. Danach kommen neue Reservierungen laufend dazu.
Eindeutige Treffer – gleiche E-Mail, gleiches Kundenkonto, gleiche Ausweisnummer – führt LeoFlex automatisch zusammen. Ähnliche Treffer erscheinen als Vorschlag mit Übereinstimmung und Grund: Tippfehler, vertauschte Namen, abgekürzte Vornamen. Ein Name allein ist nie ein Treffer, ein anderes Geburtsdatum schließt aus.
Vor dem Zusammenführen stehen beide Profile nebeneinander. Je Feld ist vorbelegt, welcher Wert gewinnt – vom Gast bestätigt vor Ausweis vor Online-Check-in vor apaleo vor Import –, und Sie können es ändern. Jede Zusammenführung steht im Protokoll und lässt sich exakt wieder trennen.
Aufenthalte über alle Hotels, Umsatz, Buchungswege, Vorlieben und Segmente – bei jedem Feld mit Herkunft und Stand. So weiß die Rezeption, dass ein Gast ein ruhiges Zimmer mag und meist spät anreist, egal in welchem Haus er bucht.
Stammgast, lange nicht da, Portalbucher, Direktbucher, Geschäftsreise, Familie – Standardsegmente sind angelegt und anpassbar. Eigene Segmente bauen Sie aus Bedingungen wie Gästetyp, Hotel, Buchungsweg, Aufenthalten oder Umsatz; die Vorschau zeigt sofort, wer dazugehört.
Welche Treffer automatisch zusammengeführt werden und welche als Vorschlag erscheinen, ist einstellbar – ebenso die Grenzwerte, die nächtliche Dublettensuche und Ausnahmen wie Firmen-E-Mails, über die mehrere Personen buchen.
Gästeprofile sind personenbezogene Daten. Deshalb ist der Datenschutz in der Gästedatenbank von Anfang an mitgedacht.
Vor der Nutzung bestätigen Sie den Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO – mit Fassung, Person und Zeitpunkt dokumentiert.
Namen, Adressen, Geburtsdaten und Kontaktdaten liegen verschlüsselt in Rechenzentren in der EU – ein Datenbankauszug allein verrät nichts.
Feste Regeln mit lesbarem Grund statt Blackbox – über unsichere Treffer entscheidet Ihr Team.
Profile gibt es nur für Erwachsene. Bei Familien steht höchstens das Merkmal „reist mit Kindern“ am Profil.
Auskunft, Berichtigung, Löschung und Widerspruch gegen die Auswertung – direkt aus dem Profil bedienbar.
Profile ohne Aufenthalt und ohne Konto werden nach Ihrer Frist automatisch gelöscht – auf Wunsch mit Hinweis an den Gast.
Konzept und Design stehen, entwickelt wird die Gästedatenbank ab Dezember 2026 – als nächster Schritt nach dem Start von LeoFlex im November. Den Termin der Freischaltung nennen wir, sobald er feststeht – abonnieren Sie die Produkt-Neuigkeiten, dann erfahren Sie es zuerst.
Laufend aus apaleo: Hauptgast, Buchende und volljährige Mitreisende jeder Reservierung, über Webhooks und einen nächtlichen Abgleich. Einmalig übernehmen Sie Gäste und vergangene Aufenthalte aus Ihrem bisherigen PMS per CSV- oder Excel-Import. Dazu kommen Angaben, die Gäste selbst machen – etwa im Online-Check-in.
Nach festen Regeln, ohne KI. Eindeutige Merkmale wie dieselbe E-Mail-Adresse, dasselbe Kundenkonto oder dieselbe Ausweisnummer führen automatisch zusammen. Ähnliche Treffer – Tippfehler, vertauschte Vor- und Nachnamen, abgekürzte Vornamen – erscheinen als Vorschlag mit Grund. Ein Name allein reicht nie, ein anderes Geburtsdatum schließt aus, und jede Zusammenführung lässt sich wieder trennen.
Standardmäßig ja: ein Profil je Gast über alle Hotels Ihres apaleo-Kontos. Wenn Sie möchten, führen Sie die Profile je Hotel getrennt.
Nein. Änderungen am Profil gelten nur in LeoFlex; apaleo bleibt die Quelle der Reservierungen und wird von der Gästedatenbank nicht verändert.
Wir informieren Sie, sobald die Gästedatenbank startet – kompakt per E-Mail, jederzeit abbestellbar.
